D01 - 知識應分享給適當的人

KM(Knowledge Management)其中一環，是造就一個分享知識的文化和環境。


這不是什麼高境界，而是任何企業或組織必需要做的事。試想想，如果要進行工作的人對工作的需求標準和工完成工的方法所知不多，會有什麼後果？小則增加成本或做成公司損失，大則做成性命傷亡。所以組織內的任何人，都需要擁有一個容易取得所需的知識的環境。


在下在公司內是一位Knowledge Worker，有如變色龍，要手出時就會顯現在人前，沒事時會以保護色消失於同事們的視覺中。代號L，當然不是漫畫＂死亡筆記＂的L，只是名字的簡稱。


Ｌ是公司內的Excel expert，公司上下每當做管理層要求的分析report就非常頭痛，特別是對excel function不熟識的同事，所以L不時收到請教request。今午P君找Ｌ，還email了一個17MB的plain text raw data file來，內含數以萬計的data record set。如不用電腦工能去做mapping及分析，Ｐ今天不用放工都似了。L一向來者不拒，這個case約用了十多分鐘己教會對方完成工作的方法。


分享知識及技巧，Ｌ一向很願意，一心想盡量實展KM，但這個case的重點不是sharing，而是 (1) 知識保留 (Retain knowledge) - 怎樣使learner記著所學的東西，以及教過的東西可留記錄，以使Ｌ不用教重複的東西。
(2) Ｐ是否一位適當的學習人 (If the learner is a righ person to learn?)


Re (1), 這淺而易見，不要浪費時間及資源；時間就是金錢，你懂的；當遇到忘了要重教，以及未學過的要去再教，都是很花時的事。


Re(2)，有教無類是正確的，但不是任何時候或情況適用。打工仔，工作是交差的需要，只要工作上需要，願不願意去學新事物也會去學，但學不學會是另一回事。另外，工作多是沒得選，是上頭分派給下屬，今天可以分給A，明天可以分給B，下次B沒空就分給C，但ABC都未必是做相關工作的專才，而且未必是專做那工作的人。當遇到ABC請教，你會教嗎？但肯定的是ABC沒得選，他們要完成工作交差。




Solution:
For (1)，需要建立KMS (Knowledge Managment System)，最理想的情況是由高層support去做這事，但還有次選，這點以後有機會的話再談。


For (2)，管理層要learn how-to grant right job to right person。相信這點更少人會去想，因為正常情況下，人都是who don't know what who don't know.